為什麼企業無法有效地利用崗位說明書呢？主要原因，就在於崗位說明書的編寫不力。很多企業隻關注崗位說明書的結果或形式，使崗位說明書成為形象工程，從而導緻崗位說明書的編寫完全流於形式，完成後並無多少使用價值；還有些企業對崗位說明編寫的管理不力，比如缺乏必要的崗位說明書編寫經驗和技能，再比如缺科學傢體員工的支持和配閤，都可能是導緻無法編寫齣規範有效的崗位說明書。
崗位說明書的格式可以是多種多樣的，關鍵是要在使用瞭統一格式的崗位說明書後，應該用準確、簡潔的語言，對崗位說明的項目全部或其主要部份加以錶述，以便形式規範、準確、使用方便的管理文件。
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