具体描述
文书学是一门理论与实践并重的学科。目前，全国各地已出版了多部有关文书学的著作和教材。近年来，党和国家修订和颁布了一系列文书及文书工作的法规性文件。本书的编写以国家新颁布的法规为依据，着重阐述了现行机关文书及文书工作的内容与要求，突出了文书学的实用性特征。
本书是山东省档案局与山东大学历史文化学院档案系合编的系列教材之了，在编写过程中，较多地参考并吸收了近年来有关文书学的研究成果。应该说，本书的编写与出版是共同劳动的成果。
档案管理与信息组织学导论 本书旨在系统梳理档案管理学的理论基石、核心实践及其在当代信息环境下的演进与挑战。 第一部分：档案学的理论根基与历史沿革 档案，作为人类社会活动留存的、具有凭证价值和信息价值的原始载体，其价值的发现、保护与利用，构成了档案学的核心使命。本书首先深入探讨档案的本质属性，包括其客观性、原始性、唯一性和时间性，并剖析这些属性如何决定了档案在法律、行政、历史研究等多个维度上的不可替代性。 我们将追溯档案学思想的源流。从早期国家文献的集中管理实践，到19世纪末奥地利档案学家特奥多尔·冯·赫尔姆霍尔特（Theodor von Hormayr）提出的“自然顺序原则”（The Principle of Provenance）的诞生，本书将详细阐述这一核心原则的内涵、历史意义及其对现代档案分类、整理和保管体系构建的决定性影响。同时，我们也将考察法国学派对“原始记录”与“文件系列”概念的深化，以及美国档案学家对“功能性”文件管理的侧重，为读者建立一个宏观的国际视野。 核心概念解析： 文件生命周期理论（Life Cycle Concept）： 详细解读文件从形成、积累、保管到最终处置的完整过程，区分现行、非现行和永久档案的不同管理阶段及其特征。 机构的职能与背景研究（Records Scheduling & Contextual Analysis）： 强调档案的形成与其产生机构的法定职能、组织结构和业务流程之间的内在联系，这是科学归档的前提。 第二部分：档案的整理与描述规范 档案的价值需要通过科学的整理和精确的描述才能得以显现。本部分聚焦于档案实体和信息层面的组织技术。 档案整理技术： 本书将详尽介绍档案整理的“三要素”：分类、组卷和排序。不同于图书馆学的分类体系，档案整理必须严格遵循“保持原始顺序”和“遵循立档单位结构”的原则。我们将讲解如何应用层级结构（层级法）对档案材料进行系统化的划分，从全宗到案卷，再到案卷内文件，确保信息检索的逻辑链条完整无误。 档案著录与描述标准： 描述是连接档案实体与信息需求者的桥梁。我们深入研究了国际通行的档案描述标准，如《国际档案机构理事会（ICA）的档案描述原则》（ISAD(G)）和《机构全宗描述标准》（ISAAR(CPF)）。重点分析描述要素的构成，包括题名、著录号、存起止日期、保管期限、内容摘要、关键人/机构等，并探讨如何构建高质量的元数据，以实现跨系统、跨机构的互操作性。 第三部分：档案保管的物理与技术保障 档案的长期保存是档案学的物质基础。本部分着重于档案实体介质的保护技术与环境控制。 环境控制与安全： 详细介绍档案库房的建筑要求，包括温湿度控制（恒温恒湿）、光照防护、防虫防霉、防火防盗的规范和技术标准。针对纸质档案的化学劣化（如酸性、氧化），我们将探讨修复干预的必要性、时机与基本原则，强调“最小干预”的修复理念。 数字化转型中的载体管理： 随着电子档案的激增，本书探讨了“数字永存”的技术挑战。内容涵盖电子档案的格式迁移策略（Format Migration）、数据校验（Data Integrity Check）、可读性保障（Authenticity and Reliability）以及长期数字存储系统的架构设计。特别关注电子签名、时间戳等法律凭证技术在数字档案真实性维护中的应用。 第四部分：档案的鉴定、处置与信息开放 档案的价值判断是一个复杂的过程，涉及行政需求、法律责任和历史研究潜力。 档案鉴定与销毁程序： 本书剖析了档案价值评定的三大标准：行政参考价值、法律证据价值和历史研究价值。详细阐述了档案保管期限表的编制流程，包括如何组织跨部门的鉴定专家组，如何依据国家法律法规和机构业务需求，对非永久档案的销毁进行科学、合规的操作，确保关键信息的完整性。 信息开放与利用服务： 档案的最终目的是被利用。本部分探讨了档案信息开放的服务模式，包括查阅权限的划分（如涉密档案、个人隐私档案的管理）、信息检索系统的设计（如全文检索技术在档案目录中的应用）、以及如何通过展览、出版、数据库建设等方式，向公众提供档案资源。同时，分析了信息自由法案（FOIA）背景下档案机构所承担的公开与保密之间的平衡责任。 第五部分：现代信息环境下的档案管理挑战 本书的最后一部分，聚焦于信息爆炸时代档案学面临的前沿课题。 电子档案的特殊性： 深入分析电子档案与传统纸质档案在形成机制、法律效力、环境依赖性上的本质差异。探讨如何确保电子档案在技术更迭中保持其“可信赖性”（Trustworthiness）和“可使用性”（Usability）。重点讨论了企业资源规划（ERP）、办公自动化（OA）系统产生的“环境文件”（系统生成文件）的归档与管理，这要求档案工作者必须具备一定的IT知识背景。 数据治理与信息生命周期集成： 在“大数据”和“信息治理”的大背景下，档案管理不再是事后的整理工作，而是需要前置到信息创建的初期。本书讨论了如何将档案管理要求嵌入到信息系统的设计阶段，实现从源头到销毁的全流程集成管理，以应对海量、异构信息的有效控制和深度挖掘需求。 本书特点： 本书内容结构严谨，理论阐述深入浅出，并结合了国内外档案管理实践中的经典案例和最新技术标准。它不仅是档案学专业学生的基础教材，也是从事政府机构、企事业单位、金融、医疗等领域信息管理、合规性控制和历史研究人员的重要参考工具书。通过本书的学习，读者将能够构建一个全面、系统且适应未来信息环境的档案管理知识体系。
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