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出版者:第1版 (2005年1月1日)

作者:成晓静

出品人:

页数:464

译者:

出版时间:2005-4-1

价格:42.00

装帧:平装(无盘)

isbn号码:9787508331447

丛书系列:

图书标签:

• 文秘
• 办公自动化
• 教程
• 上机
• 实训
• Word
• Excel
• PowerPoint
• 办公软件
• 技能提升

《办公室高效协作指南：信息管理与沟通技巧》 在数字化浪潮席卷的今天，无论是初入职场的新人，还是经验丰富的职场精英，都面临着信息爆炸和沟通效率的严峻挑战。本指南旨在为您提供一套系统、实用的办公室高效协作方法，助您在瞬息万变的办公环境中游刃有余，提升团队整体效能。 第一章：信息管理基石——构建有序的数字工作空间 在信息如潮水般涌来的时代，有效的管理是提升效率的前提。本章将深入探讨如何构建一个清晰、有序的数字工作空间，让您能够快速定位所需信息，避免时间浪费。 文件整理与分类的艺术： 命名规范与层级结构： 学习科学的文件命名方法，如“项目名称_文件类型_日期_版本号”，并建立清晰的文件夹层级结构（例如：按部门、项目、时间顺序）。我们将提供多种实用的命名模板，并分析不同行业和岗位的适用性。 云存储与本地存储的策略： 探讨如何合理利用云存储（如OneDrive, Google Drive, Dropbox）和本地存储，实现数据的安全备份、跨设备同步和便捷共享。我们将分析不同云存储服务的特点，并给出最优配置建议。 版本控制与历史记录： 掌握文件版本控制的重要性，学习如何使用软件自带的版本管理功能，或借助专门的版本控制工具，确保在协作过程中能够追溯和恢复历史版本，避免混乱。 数字资产管理（DAM）初步： 介绍数字资产管理的概念，以及如何对图片、视频、文档等数字资源进行标签化、分类和检索，提高素材的复用率。 电子邮件的高效运用： 收件箱管理系统： 学习“收件箱清零”（Inbox Zero）的理念，通过邮件过滤、文件夹分类、标签标记等方法，将收件箱从待办事项列表转变为高效的通讯记录。 撰写专业且精炼的邮件： 掌握邮件的主题行优化、内容结构、措辞礼仪，以及如何有效使用附件和超链接。我们将提供不同场景下的邮件模板，例如：会议邀请、工作汇报、信息咨询、感谢信等。 日程安排与提醒的整合： 学习如何通过邮件中的日程安排功能，将重要会议和任务添加到个人日历中，并设置及时提醒，避免遗漏。 垃圾邮件与钓鱼邮件的辨别： 提高对网络安全威胁的警惕性，学习如何辨别和处理垃圾邮件及潜在的钓鱼邮件，保护个人信息和公司数据安全。 第二章：沟通的力量——打造顺畅无碍的协作流程 有效的沟通是团队协作的核心。本章将聚焦于提升信息传递的准确性和效率，建立积极健康的沟通氛围。 即时通讯工具的策略使用： 选择与配置： 探讨不同即时通讯工具（如：Teams, Slack, 钉钉, 飞书）的优劣势，并根据团队规模和工作性质选择最合适的平台。学习如何配置通知、频道和群组，减少不必要的干扰。 信息传递的简洁与清晰： 掌握如何在即时通讯中进行高效的提问、回答和反馈，使用简洁明了的语言，必要时辅以截图或短视频说明。 会议与讨论的组织： 学习如何利用即时通讯工具发起简短的线上讨论或会议，明确会议议题、参与人员和预期成果。 跨部门沟通的技巧： 针对跨部门协作，提供沟通时需要注意的礼仪、信息同步和预期管理方法。 会议效率的提升： 会前准备： 学习如何撰写清晰的会议议程，提前分发相关材料，并明确会议目标和参会人员的责任。 会议进行： 掌握会议主持技巧，如何引导讨论，控制时间，确保所有参会人员都有发言机会，并形成有效的决议。 会后跟进： 学习如何及时整理会议纪要，明确行动项、负责人和截止日期，并进行有效的跟踪和汇报。我们将提供几种实用的会议纪要模板。 线上会议的最佳实践： 针对远程办公和混合办公模式，提供线上会议的设备调试、背景选择、音视频质量优化以及虚拟互动技巧。 反馈与协作的良性循环： 建设性反馈的给予与接受： 学习如何以积极、具体、可操作的方式给予反馈，以及如何以开放、虚心、尊重的态度接受反馈，促进个人和团队的成长。 任务协作与进度共享： 探讨如何利用项目管理工具（如Trello, Asana, Jira）或共享文档，清晰分配任务，实时更新进度，确保团队成员之间的信息同步。 跨文化与跨地域沟通的敏感性： 了解不同文化背景下沟通方式的差异，学习如何避免误解，建立跨文化的理解与尊重。 第三章：工具的选择与运用——数字化办公的利器 现代办公离不开各种高效的软件工具。本章将为您推荐和介绍一些提升办公效率的核心工具，并分享其应用技巧。 文档处理与演示的进阶： Word： 学习使用样式、大纲视图、交叉引用、目录生成等高级功能，以及如何创建精美的信函、报告和论文。 Excel： 深入理解公式与函数（VLOOKUP, SUMIF, COUNTIF等）、数据透视表、图表制作，以及数据分析与可视化的基础。 PowerPoint： 掌握幻灯片设计原则、动画效果、母版视图、演示者视图，以及如何制作具有视觉冲击力和信息传达力的演示文稿。 WPS Office/LibreOffice 等替代方案： 介绍不同办公套件的特点，帮助您根据需求选择最合适的工具。 数据整理与分析的智能化： 数据清洗与导入： 学习如何处理缺失值、异常值，并从不同来源导入数据。 基础统计分析： 运用Excel或专业统计软件（如SPSS, R）进行描述性统计分析。 数据可视化： 学习使用图表工具将数据转化为易于理解的图形，如柱状图、折线图、散点图、饼图等。 项目管理与协作平台的实践： 任务分配与进度跟踪： 介绍如何利用项目管理工具创建项目，分配任务，设置优先级和截止日期。 团队协作与文件共享： 学习如何在平台内进行团队沟通、文件共享和评论。 Kanban / Scrum 方法论简介： 简要介绍敏捷项目管理方法，帮助您理解其在协作中的应用。 其他实用工具推荐： 笔记与知识管理工具（Evernote, Notion）： 学习如何构建个人知识库，整理碎片化信息。 思维导图工具（XMind, MindMaster）： 掌握如何用思维导图进行头脑风暴、规划思路和梳理信息。 日程管理与提醒工具（Google Calendar, Outlook Calendar）： 强化时间管理能力。 结语： 在信息快速流动和协作日益频繁的现代办公环境中，掌握高效的信息管理和沟通技巧，并善于运用各类数字化工具，是提升个人和团队竞争力的关键。本指南提供的不仅仅是方法的介绍，更是对您职场效率的一次全面升级。愿您通过学习和实践，成为一名更加出色的职场人士。

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最近我把《文秘办公自动化教程与上机指导》这本书看完了，总体来说，给我最大的感受就是“实用”和“接地气”。作为一名初入职场的文秘新人，之前在学校学的东西和实际工作总是有一些脱节。我总觉得理论知识学了不少，但真正到了电脑前，面对各种突发的工作需求，就显得有些手足无措。这本书正好填补了我的这个空白。它从最基础的文档处理，比如如何更有效地使用 Word 的格式刷、查找替换功能，如何制作规范的表格，到进阶的演示文稿制作，比如如何构思清晰的演示逻辑、设计有吸引力的幻灯片，都讲得非常细致。我特别喜欢它在讲解 Excel 的时候，没有一味地堆砌函数，而是结合了实际工作的场景，比如如何用 Excel 管理客户信息、如何进行简单的库存统计分析，这些例子让我能立刻看到学到的知识在工作中的应用价值。而且，它还有一个非常贴心的设计，就是“上机指导”部分，不仅仅是简单的练习题，还包含了模拟工作场景的任务，这让我能够边学边练，加深印象。比如，有一章是关于如何快速完成一份季度工作总结的，里面涉及了数据提取、图表制作、文字润色等多个环节，通过这本书的指导，我感觉自己现在处理类似的任务，速度和质量都有了质的飞跃。

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这本《文秘办公自动化教程与上机指导》，坦白说，我一开始是抱着试一试的心态去看的。毕竟市面上的这类教程太多了，很多都讲得很理论，或者太基础，对我这种已经有一定工作经验的人来说，吸引力不大。但是，翻开这本书，我居然发现了一些意料之外的收获。它并没有一开始就上来就教你按钮怎么点，而是先从一些宏观的理念入手，讲了为什么办公自动化如此重要，它如何改变了工作流程，以及一个优秀的文秘人员应该具备的哪些现代化技能。这一点我觉得写得特别好，因为它能让你从根本上理解为什么要学这些东西，而不是被动地去记住一些操作步骤。接着，书中开始深入到具体的软件应用，比如 Word 的一些高级排版技巧，不仅仅是简单的字体字号调整，而是涉及到页眉页脚的统一管理、目录的自动生成、样式库的应用等等，这些确实能大大提升文档的美观度和专业性。还有 Excel 部分，也讲到了数据透视表和一些常用的数据分析方法，这对于需要处理报表的工作人员来说，简直是福音。更难得的是，它还在附带的“上机指导”部分，给出了很多实际操作的练习题，并且提供了详细的解题思路。我感觉这就像一个私人教练，不仅告诉你怎么做，还会陪你一起练习，直到你掌握为止。

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最近接触了一本号称能“通关”文秘办公的宝典，名字就叫《文秘办公自动化教程与上机指导》。说实话，当初被这个名字吸引，是因为我实在是被日复一日的琐碎办公任务折磨得够呛。每天埋头在各种表格、文档、邮件里，感觉自己就像个旋转不停的陀螺，效率不高，还常常出错，真是心力交瘁。我一直觉得，现代化的办公环境，尤其是涉及到文秘工作，绝不能再靠手写和手工计算了。信息时代，就应该有信息时代的工作方式。我期望这本书能够引领我进入一个全新的办公境界，让那些原本需要耗费大量时间和精力的重复性劳动，变得轻松高效。比如，我特别希望能找到一些关于如何快速制作精美PPT的技巧，毕竟汇报工作、展示成果，PPT的呈现效果至关重要。还有，处理大量数据时，Excel的函数和公式总是让我头疼，如果这本书里能有系统地讲解，并且配上生动的案例，那真是帮我解决了大问题。当然，一个合格的文秘人员，沟通能力和文件处理能力也是必不可少的。我希望书中能有一些关于公文写作规范、商务信函撰写技巧的指导，让我能更专业、更得体地完成沟通任务。总而言之，我对这本书的期待就是，它能成为我办公桌上的“百科全书”，解决我工作中遇到的各种实际难题，让我从繁琐中解脱出来，去做更有价值的工作。

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刚拿到《文秘办公自动化教程与上机指导》这本书的时候，说实话，我有点怀疑它到底能不能帮我解决实际问题。毕竟，办公自动化听起来很高大上，但很多时候，我们面临的都是一些非常具体、琐碎的难题。比如，我经常需要整理大量的会议纪要，如何快速地将语音转成文字，然后进行二次编辑，这对我来说一直是个难题。这本书里，正好有一章专门讲了这方面的内容，它介绍了一些实用的语音识别软件和技巧，并指导我们如何与 Word 结合使用，大大节省了我在这方面的耗时。另外，在信息传递日益频繁的今天，邮件管理也是一项重要的技能。书中关于如何高效地管理收件箱、如何撰写专业的商务邮件、如何避免信息泄露等方面，也给了我很多启发。尤其是它提到了利用 Outlook 等邮件客户端的一些高级功能，比如设置规则、批量处理邮件等等，这些技巧让我能够更清晰地组织和处理大量的邮件信息，而不是被邮件淹没。此外，对于一些需要协同办公的情况，书中也提及了一些团队协作工具的使用方法和注意事项，这对于提升整个团队的效率非常有帮助。总的来说，这本书就像一个经验丰富的“老司机”，用最实用的方法，指导我们如何在现代办公环境中，变得更加游刃有余。

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我是一名长期从事行政工作的职场人士，对办公软件的应用有着非常深入的理解和实际需求。最近有幸阅读了《文秘办公自动化教程与上机指导》这本书，它给我带来的不仅仅是技能上的提升，更是对整个办公流程的重塑。本书在讲解 Word 时，着重于排版美化、样式应用和长文档管理，这些内容对于我撰写各类规章制度、工作报告等非常实用。而 Excel 部分，则从数据录入、公式应用，深入到数据分析、图表制作，再到数据透视表和 VLOOKUP 等函数的高级应用，极大地拓展了我处理复杂数据的能力。这本书最让我赞赏的一点是，它并非枯燥的软件操作手册，而是将软件功能与实际工作场景紧密结合，通过大量的案例分析，让读者能够理解“为什么”要这样操作，以及“如何”将所学知识灵活运用到日常工作中。例如，书中关于如何制作一份既美观又具专业性的演示文稿，从内容构思、逻辑组织，到视觉元素的选择和排版，都进行了系统性的指导，让我受益匪浅。这本书的“上机指导”部分更是锦上添花，通过层层递进的练习，巩固了理论知识，并将所学技能转化为实际操作能力。它就像一位循循善诱的良师益友，帮助我不断优化工作方法，提升工作效率，成为一名更优秀的现代办公人才。

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