文书与档案管理基础 pdf epub mobi txt 电子书 下载 2026

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出版者:北京工业大学出版社

作者:曾湘宜

出品人:

页数:174

译者:

出版时间:2006-6

价格:17.00元

装帧:简裝本

isbn号码:9787563916436

丛书系列:

图书标签:

• 文书学
• 档案学
• 管理学
• 办公自动化
• 信息管理
• 档案管理
• 文书管理
• 行政管理
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文书与档案管理基础 内容简介 本书旨在为读者系统性地介绍文书与档案管理的理论基础、核心流程、关键技能以及现代化的管理方法。我们将深入探讨文书工作的本质，理解其在组织运营中的重要性，并从宏观到微观，逐一剖析文书的产生、处理、归档、利用和销毁等全生命周期管理。同时，本书也将系统阐述档案管理的原理与实践，帮助读者建立科学的档案意识，掌握档案的收集、整理、保管、鉴定和开放利用等一系列关键环节，最终实现信息资源的有效整合与价值最大化。 第一章 文书工作的本质与意义 本章将从根本上界定文书工作的概念，解析其在信息时代的重要作用。我们将追溯文书工作的历史演变，理解其从传统的纸质记录到如今数字化、网络化记录的转变过程。文书工作的核心在于信息的记录、传递与管理，它不仅是组织日常运营的必要环节，更是决策支持、绩效评估、法律遵依以及历史传承的重要载体。 1.1 什么是文书工作？ 定义与范畴：明确文书的广义与狭义概念，包括各类公文、通知、报告、会议记录、合同协议等。 文书的职能：阐述文书在沟通协调、信息共享、责任界定、决策依据、法律证明等方面的功能。 文书工作的重要性：分析文书工作对组织效率、规范性、透明度及风险控制的直接影响。 1.2 文书工作在组织中的地位与作用 沟通的桥梁：探讨文书如何在部门之间、上下级之间、组织内外进行有效信息传递。 管理的基石：解析文书如何反映管理过程、固化管理成果，并为管理决策提供支撑。 法律的依据：强调文书在规避法律风险、应对纠纷、维护权益等方面的重要作用。 历史的见证：说明文书如何记录组织的成长历程，成为研究和回忆的重要资料。 1.3 文书工作的基本原则 准确性：强调文书内容的真实、精确，避免歧义和错误。 规范性：遵循国家及行业相关公文格式、表达方式等规范。 时效性：确保文书的及时送达与处理，避免延误。 完整性：保证文书内容齐全，要素齐全。 保密性：根据文书内容和性质，采取适当的保密措施。 第二章 文书的产生与处理 本章将聚焦于文书从产生到处理的整个流程，讲解如何规范、高效地完成各项文书工作。我们将详细介绍各类文书的写作要求、审批流程、传递方式，以及如何确保文书的处理效率。 2.1 文书的类型与特点 按行文方向分类：上行文、下行文、平行文。 按职能分类：指示性文书、事务性文书、周知性文书、证明性文书等。 常见文书的写作要点：通知、报告、请示、函、会议纪要等。 2.2 文书的起草与撰写 明确写作目的与对象。 素材收集与分析。 结构组织与逻辑安排。 语言表达的准确性、简洁性与规范性。 格式规范与要求。 2.3 文书的审批与签发 审批流程的设置与优化。 各级审批人员的职责。 电子签批与传统签批的比较。 签发权力的界定。 2.4 文书的传递与接收 传递方式：纸质传递、电子传递（邮件、即时通讯工具、OA系统）。 传递过程中的注意事项：确保信息安全、准确送达。 接收环节：登记、分发、传阅、反馈。 效率提升策略：优化传递路径，利用技术手段。 2.5 文书的登记与管理 文书登记簿的设置与使用。 文书编号的规范。 文书的分类与归集。 电子文档的管理与存储。 第三章 档案的定义、原则与分类 本章将深入讲解档案的本质，阐述档案工作的基本原则，并介绍档案的科学分类方法，为后续的档案管理奠定基础。 3.1 什么是档案？ 档案的定义：从历史、科学、艺术、经济等角度阐释档案的价值。 档案的特征：原始性、唯一性、凭证性、系统性。 档案的来源：组织活动中产生的各类原始记录。 3.2 档案工作的基本原则 维护历史真实：确保档案内容的客观准确，不被篡改。 突出凭证价值：强调档案作为证据的有效性。 注重科学管理：遵循科学的收集、整理、保管、利用方法。 保障信息安全：采取措施防止档案丢失、损毁或泄密。 服务于社会发展：实现档案的有效利用，发挥其价值。 3.3 档案的分类体系 按组织机构分类：按不同的部门、单位进行划分。 按文书的种类分类：文件档案、声像档案、实物档案等。 按保管期限分类：永久、长期、短期。 按主题内容分类：如人事档案、财务档案、科研档案等。 介绍常见分类方法的优缺点及其适用场景。 第四章 档案的收集与整理 本章将详细阐述档案收集的渠道与方法，以及如何科学、规范地整理档案，为档案的长期保存和有效利用打下坚实基础。 4.1 档案的收集 收集范围：明确各类应归档的文书和资料。 收集渠道：从各部门、各环节收集。 收集流程：定期收集、集中收集、专项收集。 收集过程中的注意事项：确保全面、完整、准确。 4.2 档案的整理 整理的目的：便于查找、利用和保管。 整理的基本方法： 案卷整理： 区分不同案卷类别。 确定案卷的构成范围。 卷内文件排列顺序的原则：按时间顺序、按重要程度、按业务流程。 卷内文件排序的具体方法。 案卷的组卷方法：按件组卷、按事组卷。 案卷封面、卷脊、案卷目录的规范填写。 文件整理（单件）： 拆除金属物（订书钉、回形针等）。 修补破损文件。 去除污迹。 文件编号。 电子档案的整理：元数据标引、存储结构设计。 4.3 档案的鉴定 鉴定目的：区分档案的价值，决定其保管期限。 鉴定依据：历史价值、科学价值、艺术价值、经济价值、凭证价值等。 鉴定程序：收集、审查、评议、审批、公布。 保管期限的确定：永久、长期、短期。 档案销毁的程序与要求。 第五章 档案的保管与保护 本章将重点介绍档案的储存环境要求、科学的保管方法以及必要的安全保护措施，以确保档案的安全与完整。 5.1 档案库房建设要求 选址与结构：防火、防潮、防虫、防鼠、防盗。 库房的温湿度控制：适宜的温湿度范围及其重要性。 通风与采光：合理的设计与要求。 安全设施：消防器材、报警系统、监控系统。 5.2 档案的储存与装具 档案装具的选择：档案盒、档案袋、密集架等。 档案的排列与摆放：遵循科学的顺序，便于查找。 定期检查与清点：及时发现并处理问题。 5.3 档案的保护措施 防潮、防霉：除湿、通风、防霉剂的使用。 防虫、防鼠：定期检查、药物处理、物理隔离。 防火：灭火器材的配备与使用培训，防火意识的培养。 防盗：门禁系统、监控系统、人员管理。 防光、防尘：减少光照，保持库房清洁。 防人为损毁：建立严格的借阅制度，加强人员培训。 5.4 电子档案的保管与保护 存储介质的选择与管理。 数据备份与恢复策略。 网络安全防护。 防病毒、防黑客攻击。 第六章 档案的利用与服务 本章将探讨如何有效地开发和利用档案资源，为组织和公众提供高质量的档案服务，实现档案价值的最大化。 6.1 档案利用的原则 依法利用：遵守相关法律法规，保护国家秘密、商业秘密和个人隐私。 为组织服务：支持决策、服务管理、促进发展。 为社会服务：提供历史信息、普及历史知识、满足研究需求。 安全保密：确保档案在利用过程中不被泄露或损毁。 6.2 档案利用的途径与方式 查阅：提供档案原件或复制件。 复制：提供复印、扫描、拍照等服务。 咨询：解答利用者的疑问，提供信息线索。 编研：编写档案史料、展览、出版物。 提供档案信息：通过目录、索引、数据库等方式。 6.3 档案利用的程序与管理 利用申请：规范的申请流程与审批。 利用登记：详细记录利用人员、时间、内容等信息。 利用监督：确保利用过程的规范性。 利用后的反馈与总结。 6.4 现代档案服务 数字化与网络化利用：在线查阅、远程服务。 利用需求的分析与挖掘。 主动服务与信息推送。 利用效果评估。 第七章 文书与档案管理信息化建设 本章将介绍文书与档案管理信息化的概念、发展趋势以及实施要点，帮助读者理解如何利用现代技术提升管理效能。 7.1 文书与档案信息化建设的意义 提高工作效率：自动化处理，减少人工干预。 优化资源配置：实现信息共享，降低成本。 提升管理水平：科学决策，精细化管理。 增强服务能力：便捷高效地满足用户需求。 7.2 电子文书管理系统（OA系统） 核心功能：公文流转、审批、管理。 集成功能：会议管理、通知公告、信息发布。 与档案管理的联动。 7.3 档案管理系统 核心功能：档案采集、著录、检索、利用。 数据管理与迁移。 安全与权限控制。 7.4 信息化建设的实施要点 需求分析与系统选型。 数据迁移与整合。 系统部署与培训。 持续的维护与升级。 7.5 未来发展趋势 大数据、人工智能在文书档案管理中的应用。 区块链技术在文书档案存证中的应用。 智能化、集成化的管理平台。 第八章 法律法规与职业道德 本章将梳理与文书档案管理相关的法律法规，并强调档案工作者应具备的职业道德，确保工作的合规性与专业性。 8.1 国家与行业相关法律法规 《中华人民共和国档案法》及其配套法规。 《中华人民共和国国家信息安全法》等相关法律。 地方性法规与行业规范。 8.2 法律法规在文书档案管理中的应用 文书的法律效力。 档案的证据价值。 保密义务与责任。 档案的利用限制。 8.3 档案工作者的职业道德 忠于职守，勤勉尽责。 客观公正，实事求是。 保守秘密，严守纪律。 科学严谨，精益求精。 积极服务，奉献社会。 总结 本书力求以系统、全面的视角，为读者构建起文书与档案管理知识体系的骨架。我们相信，通过对本书内容的深入学习与实践，读者将能够深刻理解文书与档案工作的重要意义，掌握科学的管理方法，提升工作技能，并在日益复杂的信息化时代，成为合格的文书与档案管理者，为组织的高效运转和信息的安全传承贡献力量。

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这册书给我的最大感受是它的“可操作性”。我手头正在负责一个小团队的行政优化工作，手头的工作流程总是乱糟糟的，效率低下。我原本打算找一本侧重于“流程再造”的书来看，但很多书都过于理论化。这本书虽然是基础读物，但它提供的工具和方法论却异常实用。比如，关于“文件生命周期管理”的那一章，它提供了一套可以直接套用到我们部门的文件分类和销毁机制的模板。我试着采纳了书里建议的“三级审核归档法”，仅仅实施了两周，团队的文件查找时间就缩短了近四成。作者的语言风格是一种沉稳而有力的说服，不炫技，不夸张，全是干货。它没有试图灌输最新的“时髦”概念，而是回归了管理的本质：清晰、准确、可追溯。对于想把日常文书工作从“应付差事”提升到“战略支持”层面的管理者来说，这本书是不可多得的指路明灯。

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坦白说，我本来对这类偏向“管理工具书”的阅读期望不高，总觉得无非是把行业标准条文搬运过来，等着读者自己去啃。然而，《文书与档案管理基础》却成功地将原本枯燥的法规和规范，编织成了一个引人入胜的逻辑网络。它的深度和广度都令人称赞。深度方面，它对不同法律体系下对“原始凭证”的定义差异做了细致的比较分析，这对于需要处理跨国业务或进行合规审查的专业人士来说，价值巨大。广度上，它没有局限于办公室内处理的文书，还涉及到了项目档案、工程档案乃至数字资产的管理生命周期。书的结构安排也很有匠心，每一章节的递进都像是攀登一座精心规划的山峰，基础扎实后才引入更高阶的挑战性议题。读完后，我感觉自己不再是零散地处理文件，而是从一个宏观的“信息资产管理”视角来审视日常工作了，思维模式得到了显著的提升。

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从一个刚踏入信息管理领域的新手角度来看，这本书简直是量身定制的“破冰指南”。市面上很多档案管理的书籍，要么是针对资深专家，充满了大量只有老档案工作者才懂的行话和历史背景，让人望而却步；要么就是过于聚焦于某一个软件系统的操作手册，缺乏系统性的理论支撑。这本书完美地平衡了这一点。它用非常通俗易懂的语言解释了什么是“可信性”和“完整性”在档案学中的具体意义，这些核心概念如果一开始没搞明白，后面学什么都是空中楼阁。我特别喜欢它在讲解“档案鉴定”部分时，用到的类比手法，它把复杂的价值判断过程比喻成了“信息的营养价值分析”，一下子就把抽象的概念具象化了。阅读体验非常舒畅，几乎没有遇到卡壳的地方，让我对这个专业领域产生了浓厚的兴趣，并且获得了继续深入学习的信心。

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这本书的装帧和排版也值得称赞，这虽然是软件层面的感受，但确实影响了阅读的心情。纸张质地很好，阅读时不会反光刺眼，长时间阅读下来眼睛也不会太累。内容组织上，它巧妙地将管理学原理融入了文书处理的具体场景中，这使得书的内容具备了一种跨学科的张力。例如，它在讨论“文件审批流转”时，穿插了组织行为学的知识，解释了为什么某些流程在人性层面更容易受阻。这种多维度的解析，让原本规矩的“管理流程”变得立体起来，充满人情味和现实考量。它没有陷入纯粹的教条主义，而是鼓励读者根据自身组织的文化和特点去“变通应用”，这才是真正的高级管理书籍所应具备的特质。读完后，我立刻去清理了我的云盘文件夹，那种重新梳理信息带来的高效感和掌控感，比书本身带来的知识冲击更让人满足。

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这本新近入手的《文书与档案管理基础》读起来简直是让人耳目一新，它不像我之前接触的那些教科书那样干巴巴的，充满了晦涩难懂的术语。作者的文笔非常流畅，行文间那种对实践的深刻洞察力扑面而来。比如，在讲解文件归档的流程时，书中并非简单地罗列步骤，而是结合了几个生动的案例，把不同行业、不同场景下的特殊情况都考虑进去了。我尤其欣赏它对于“电子化档案”这部分的处理，非常及时地跟上了时代步伐，详细分析了数据安全和长期保存的复杂性，而不是停留在传统的纸质档案层面。读完后，我感觉自己对一个组织的“记忆”是如何形成和维护的，有了一个非常系统且实用的认知框架。它不仅仅是告诉你“怎么做”，更重要的是告诉你“为什么要这么做”，这种内在逻辑的梳理，对新人来说简直是救星。书里的图表设计也非常用心，很多复杂的流程图都被简化成了易于理解的视觉化表达，大大降低了学习曲线。

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