壺阪龍哉

日本「辦公室整理術始祖」， 1958年畢業於慶應義塾大學經濟系，曾任職鐘紡股份有限公司、共榮工業股份有限公司，後設立湯姆辦公室（TOM OFFICE）研究所，擔任代表取締役（等同公司的董事長或總經理），現為人材育成塾的代表。

40年來出版超過20本以上的辦公室整理術著作，至今仍以辦公室效率化的專業顧問身分，活躍於各大企業與政府機關。他是日本首位引進美國「記錄管理系統」、也是用資料盒建立資料管理系統的發明者。

工作能力強的人，

一早走進公司、面對辦公桌的那一秒鐘，

已經明確知道今天該做什麼事、也很清楚優先順序。

你能嗎？

請問，你目前的辦公桌：

□ 你能以電話遙控同事取用你座位上的重要文件嗎？

□ 下班時，桌面淨空如飛機跑道，隔天上班卻能一秒鐘進入狀況？

□ 電腦的桌面捷徑超過兩行嗎？不常用的重要數位檔案能一分鐘內找到嗎？

□ 最下層的抽屜，是否用來立列文件？

除了捨、活、續之外，

你更要運用「恰到好處的亂」，才會好拿、好找，

讓你隨時進入狀況，效率發揮到極致。

本書作者壺阪龍哉被推崇為日本「辦公室整理術始祖」，他指導企業員工「辦公室效率革命」經驗超過30年。他表示，光看一個人的辦公桌，就能判斷他的工作能力。而那些能力強的人又是如何整理桌子的？

◎整理是為了效率，整頓不是為了整齊。

整理是「丟掉」不要的東西，「整頓」是「為了好拿而排列順序」以及「為了好找而貼上標籤」。整理、整頓是為了提升工作效率，你應該先整理再整頓。

◎文件「站」起來，工作效率才會高。

能力強的人，重要文件不會只有自己知道放在哪裡。立列之後，看一眼標籤就知道文件在哪裡。這麼做不但方便自己找、也方便其他同事找，不浪費任何人的時間。

◎ 充分利用「六三一法則」。

不要只整理占桌面60%的文件，更把剩下的30％的物品和10％的書籍，也加入整理、整頓的項目之中。

◎ 對付「捨不得丟」的心態，只需60秒。

高效率的人有兩個做決定的祕密武器：（1）丟東西不用未來式思考（總有一天會派上用場），而是用過去式思考（過去幾個月有用上嗎？）；（2）放進猶豫箱，三個月都沒用到就丟掉。

◎桌上一定有這三樣東西：能夠一覽年度預定事項的年曆卡、手帳、工作便條。

這三樣東西能幫你一你走進公司、面對辦公桌的那一秒鐘，已經明確知道今天該做什麼事。

◎ 他們，一定準備好提升效率的7大道具：

訂書機、便利貼、螢光筆、長尾夾、B6便條紙、透明文件夾、彩色標籤

——你一定幾乎都有，但能力強的人怎麼使用這些道具？

◎電腦桌面是另一張辦公桌，如何整理，也是評估工作能力的重要依據。

你能把桌面圖示，控制在兩列以內嗎？

收件匣的信件，如何在一分鐘內處理完畢？不懂得方法，上班時間就會被信件占據。

除了以上幾個方法，壺阪龍哉還可教你使用「回憶檔案夾」、「最下層抽屜」、「關鍵字點讀法」來幫你提升效率。

整理辦公桌就是整理腦袋！所以，請改變你的辦公桌——從恰到好處的亂開始做起。