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出版者:广东高教

作者:徐乐军 编

出品人:

页数:207

译者:

出版时间:2007-5

价格:23.00元

装帧:

isbn号码:9787536134935

丛书系列:

图书标签:

• 秘书实务
• 办公技能
• 职场
• 办公软件
• 文秘
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目录 第一章 基础理论与职业素养 秘书职业的定位与发展趋势 秘书应具备的综合素质与职业道德 现代办公环境下的沟通艺术 第二章 办公自动化与信息管理 办公软件高级应用（Word, Excel, PowerPoint） 电子政务与数字化办公平台操作 档案管理与信息安全规范 第三章 行政事务处理与流程优化 日常行政事务的规划与执行 会议组织与记录的标准化流程 差旅安排与费用报销实务 第四章 公文写作与规范 国家行政公文的种类、格式与行文规则 实用文书（报告、通知、函件）的撰写技巧 法律文书基础与合规性审查 第五章 人际关系与形象塑造 商务礼仪与涉外接待规范 职业形象的构建与维护 跨部门协作与冲突管理 第六章 秘书工作的危机处理与应急响应 办公室突发事件的预案制定 信息泄密与舆情应对基础 风险评估与控制方法 --- 详细内容（节选与概述） 第一章 基础理论与职业素养 秘书职业的定位与发展趋势 本章节深入探讨秘书在现代组织结构中的核心价值。秘书不再是单纯的事务性支持人员，而是演变为组织运营的“信息枢纽”和“效率倍增器”。我们将分析秘书工作如何从传统的文书处理转向战略支持角色，重点关注知识管理、项目协调和高层决策辅助职能的拓展。职业发展路径将涵盖初级文员、行政专员、高级助理直至行政总监的晋升阶梯，强调终身学习在维持职业竞争力的重要性。 秘书应具备的综合素质与职业道德 成功的秘书必须是多面手。本部分详细剖析所需的关键素质：细致入微的执行力、强大的时间管理能力、快速的问题解决能力以及对信息保密的绝对忠诚。职业道德部分，我们聚焦于利益冲突的界定、信息使用的审慎性，以及维护雇主和组织声誉的责任。通过案例分析，阐明在压力下保持专业性和客观性的重要性。 现代办公环境下的沟通艺术 高效沟通是秘书工作的生命线。本章区分了口头沟通（如电话应答、当面汇报）、书面沟通（公文、邮件）和非语言沟通。特别强调“向上沟通”的艺术——如何清晰、简洁、有条理地向高层领导汇报复杂信息，确保信息传递的准确性与时效性，避免不必要的冗余。 第二章 办公自动化与信息管理 办公软件高级应用（Word, Excel, PowerPoint） 本章侧重于工具的“效率最大化”应用，而非基础操作。在Word中，重点讲解样式、目录自动生成、交叉引用和长文档的母版设置，以应对复杂的报告和手册编制。Excel部分，着重于数据透视表、VLOOKUP/INDEX+MATCH函数在预算编制和数据汇总中的应用。PowerPoint则聚焦于信息可视化，讲解如何运用图表、SmartArt和动画逻辑来制作具有说服力的演示文稿。 电子政务与数字化办公平台操作 随着“无纸化”办公的推进，理解和熟练运用主流的企业资源规划（ERP）系统、客户关系管理（CRM）系统以及内部知识库（Wiki）成为必备技能。本节将介绍数据录入的标准流程、系统权限的理解以及如何利用这些平台追踪项目进度和资源分配，确保信息在组织内流转的顺畅与可追溯性。 档案管理与信息安全规范 涵盖实体档案（文件、合同）和电子档案的生命周期管理：收集、整理、保管、利用和销毁。我们依据国家相关标准，指导如何建立科学的分类编码体系。信息安全部分，详细解读数据加密基础、密码管理策略、物理安全措施（如文件柜管理）以及应对网络钓鱼等常见安全威胁的防护机制。 第三章 行政事务处理与流程优化 日常行政事务的规划与执行 本部分将行政管理视为“流程工程”。它涵盖了办公用品的精益采购、办公环境的维护标准（如消防、卫生检查）以及固定资产的登记与盘点。核心在于建立“前瞻性”的事务规划，即预见需求并在问题发生前解决，而非被动应对。 会议组织与记录的标准化流程 一次高效会议的成功取决于周密的组织。流程包括：明确会议目标、拟定精准的邀请函、准备详尽的议程（Timing控制）、物资准备（技术支持、餐饮）。记录方面，重点区分“会议纪要”与“会议速记”，强调纪要的结构化（决定项、行动项、负责人、截止日期）和后续跟进机制。 差旅安排与费用报销实务 本章提供一套完整的差旅管理体系。从预订最优路线（考虑成本与时间平衡）、签证与保险的办理，到行程变更的处理。费用报销部分，严格遵循企业的财务制度，讲解发票的合规性要求，以及利用电子报销系统进行快速审核的技巧，确保合规透明。 第四章 公文写作与规范 国家行政公文的种类、格式与行文规则 这是本教程的核心技术板块。系统学习《党政机关公文处理工作条例》和《国家行政公文格式》标准。深入解析通知、请示、批复、决定、函等核心文种的法定要素（文号、签发人、印章位置等）。错误地使用文种可能导致公文无效或贻误工作，因此本部分要求学员达到“一目了然、精准无误”的水平。 实用文书（报告、通知、函件）的撰写技巧 超越格式，关注内容的力量。撰写“调研报告”时如何构建清晰的逻辑链条（背景-发现-分析-建议）；撰写“会议通知”时如何精准传达参会要求；撰写“商务函件”时如何维护得体的语气和专业形象。技巧包括使用精确的动词、避免口语化表达，以及在有限篇幅内传递最大信息量。 法律文书基础与合规性审查 秘书经常需要接触合同、法律意见书等重要文件。本章介绍合同条款的基本结构（主体、标的、履行、违约责任），以及在起草或接收外部文件时，秘书应具备的基础审查能力，例如核对附件、确认签署人权限等，以降低组织法律风险。 第五章 人际关系与形象塑造 商务礼仪与涉外接待规范 礼仪是组织文化的无声表达。本章涵盖国际商务礼仪的差异性，如称谓使用、名片交换的规范、餐桌礼仪的运用。涉外接待的重点在于跨文化敏感性（Cultural Sensitivity），讲解如何处理不同文化背景下的问候、送礼禁忌和会谈习俗，确保组织形象的专业与得体。 职业形象的构建与维护 职业形象不仅指着装，更涵盖了态度、表达方式和工作环境的管理。本节讨论着装的“得体性”原则、仪态训练，以及如何通过积极主动的工作态度来塑造“可靠、干练”的个人品牌。 跨部门协作与冲突管理 秘书常需充当不同部门之间的协调者。本章教授“利益平衡”的谈判技巧，如何在不直接拥有管理权限的情况下，通过有效的信息共享和建立信任，推动跨部门项目的顺利进行。处理冲突时，强调“对事不对人”的原则，并提供结构化的冲突解决模型。 第六章 秘书工作的危机处理与应急响应 办公室突发事件的预案制定 危机管理的核心在于“准备充分”。本章指导秘书参与制定并维护办公室应急预案（Emergency Response Plans），包括火灾、自然灾害、设备重大故障等。重点是明确事发时的信息上报路径、人员疏散责任和对外联络机制。 信息泄密与舆情应对基础 在信息时代，数据泄露是重大风险。本节侧重于“预防”——如何安全地处理敏感文件（如高层会议纪要、人事资料）。在危机发生后，指导秘书如何协助高层进行初步的信息甄别、限制信息扩散范围，并配合公关部门的对外口径准备。 风险评估与控制方法 教授秘书运用简单的风险矩阵分析法，识别工作中潜在的薄弱环节（如关键人员缺勤风险、供应商失信风险），并提出针对性的控制措施，将日常工作中的不确定性降至最低，确保组织运营的连续性与稳定性。

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这本书的语言风格非常平实、不矫饰，但每一个句子都蕴含着深厚的职业经验，读起来有一种信服力。我关注的是它对“职业形象塑造”的探讨，这部分内容远超出了“着装得体”的肤浅层面。它深入分析了秘书的“非语言沟通”力量——比如肢体语言的微小变化如何影响沟通效果，如何通过声音的抑扬顿挫来传达专业度和自信心。书中还提到了一些关于“向上管理”的艺术，即如何高效、得体地与上级沟通，如何预判上级的需求并提前准备好解决方案，而不是被动等待指令。这些内容非常微妙，却对职场晋升至关重要。这本书的价值在于，它将秘书工作从一个被动的执行岗位，提升到了一个需要高度策略性和主动性的战略支持岗位，提供了一套可复制、可实践的“专业人士进阶路径图”，让我对自己的职业发展方向更加清晰和充满信心。

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老实说，我最初对这类教程是持保留态度的，总觉得“教程”难免枯燥乏味。然而，这本教材却成功地颠覆了我的看法。它最成功的地方在于，它将那些原本枯燥的制度和流程，通过大量的“场景模拟”和“问题解决路径图”展现出来，读起来就像在看一部职场情景剧。特别是关于信息保密和数据安全的章节，讲解得极具前瞻性。面对如今日益严峻的网络安全挑战，这本书没有停留在传统的物理保密层面，而是详细阐述了电子文档的安全传输、密码管理规范，甚至连如何识别钓鱼邮件都有详细的步骤指导。我立刻根据书中的建议，修改了我自己和团队的信息处理流程，效果立竿见影。这种紧跟时代步伐、注重实战演练的编排方式，使得学习过程不再是单向的灌输，而是一种主动的探索和思考，让人学得津津有味，真正做到了“学以致用”。

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这本教材的结构设计堪称一绝，它不像某些书籍那样将内容堆砌在一起，而是构建了一个清晰的知识进阶体系。从最基础的办公软件操作优化，到中级的行政管理流程设计，再到高级的行政决策支持，层层递进，逻辑性极强。我特别欣赏它在“会议记录与纪要”这个模块里所采用的“速记符号系统”的介绍，这绝对是经验丰富的资深人士才能总结出来的干货，极大地缩短了记录时间，同时保证了信息准确率。此外，书中对于“行政预算编制与控制”的介绍，也让我这个过去只关注执行层面的读者，开始拥有更宏观的财务视角。它不仅教你如何报销，更教你如何从资源配置的角度思考行政部门的价值。这让我的职业视野一下子开阔了许多，不再把自己局限在“服务支持”的角色，而是开始思考如何成为业务增长的有效助推力。这对于渴望职业突破的人来说，简直是醍醐灌顶。

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这本厚厚的书拿在手里，沉甸甸的，光是看封面设计就透着一股子严谨和专业范儿。我本来以为秘书工作无非就是接打电话、整理文件这些琐事，但随着翻阅，我才发现自己真是太浅薄了。这本书的深度和广度完全超出了我的预期。它不仅仅是教你“怎么做”，更重要的是教你“为什么这么做”，以及在面对突发状况时，如何保持高度的职业素养和临场应变能力。比如，关于公文写作的部分，讲解得极其细致，从格式的微小间距到措辞的斟酌推敲，都有详尽的案例分析和对比，让人一看就明白了什么叫“专业规范”。我尤其欣赏它对时间管理和会议组织这两块内容的论述，不再是空泛的理论，而是结合了现代办公软件和流程优化的实操建议，真正能落地到日常工作中去，极大地提升了效率。感觉这本书像是为初入职场的新人量身打造的“职场生存指南”，但对于有一定经验的同行来说，它依然是一本随时可以翻阅、查漏补缺的“高阶工具书”。它培养的不仅是技能，更是一种系统性的职业思维。

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拿到这本书的瞬间，我就被它那仿佛带着历史沉淀的排版风格吸引住了。它没有采用那种花里胡哨的现代设计，而是保持了一种古典的、条理分明的布局，让人感觉内容非常可靠。我特别关注了其中关于商务礼仪和跨文化沟通的那几个章节，里面的案例非常贴近现实生活中的复杂场景。我之前在接待外籍客户时，常常因为一些细微的文化差异而感到措手不及，这本书提供了非常清晰的“红线”和“绿灯”指导，让我明白了在不同文化背景下，表达赞美、拒绝请求乃至送礼的深层含义。更让我惊喜的是，它还穿插了一些关于情绪智力（EQ）在秘书工作中的重要性分析。这可不是随便一笔带过，而是深入探讨了如何在高压环境下保持情绪稳定，如何运用同理心去处理人际关系中的微妙冲突。读完这部分，我感觉自己不仅是掌握了一套工作技巧，更像是完成了一次情商的“深度体检”和升级。这本书的价值，在于它将“术”与“道”结合得恰到好处。

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