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出版者:

作者:启赋书坊

出品人:

页数:392

译者:

出版时间:2012-1

价格:59.00元

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isbn号码:9787121146220

丛书系列:

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• 工作中的需要
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• 向上
• Excel
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图书简介：跨界整合与效率革新——现代职场技能与流程优化指南 本书聚焦于一个广阔且紧迫的职场需求：如何通过系统化的知识结构、前沿的思维模型和实战操作技巧，实现个人效率的飞跃和部门流程的优化。本书内容涵盖了传统行政职能的精细化管理、数字化工具的深度应用、数据驱动的决策支持，以及在快速变化商业环境中，项目管理与团队协作的全新范式。 --- 第一部分：战略层面的流程设计与组织效能提升 本部分着重于从宏观视角审视现代组织结构中存在的效率瓶颈，并提供一套可操作的流程再造（BPR）方法论。我们不再将行政管理视为单纯的事务性支持，而是将其定位为企业运营效率的关键驱动力。 1. 组织效能评估与痛点诊断： 深入讲解如何构建一套多维度的组织绩效评估体系，不仅仅关注产出（Output），更关注投入（Input）与效率（Throughput）。内容细致入微地分析了常见的“流程黑洞”——信息孤岛、重复劳动、审批冗余等，并提供一套标准化的问卷和访谈模板，帮助管理者精准定位核心问题。 2. 精益化管理在非生产环节的应用： 本书引入“精益思维”的核心原则（消除浪费），并将其创造性地应用于知识工作和行政服务领域。具体包括： 价值流图（VSM）的绘制与优化： 如何为一份合同审批、一次会议组织或一次物资采购绘制端到端的价值流图，识别并削减等待时间、不必要的沟通环节和返工率。 看板系统（Kanban）在任务流中的部署： 讲解如何设计适用于知识密集型工作的看板，实现任务的透明化管理、限制在制品（WIP），从而平稳工作负荷，避免“救火式”管理。 3. 合规性与风险控制的系统化构建： 在强调效率的同时，本书对企业运营的内控和合规性提出了严格的要求。详细阐述了如何建立一个“嵌入式”的风险控制框架，而非事后补救。这包括： 政策与SOP的生命周期管理： 如何确保公司规章制度（Policy & SOP）的编写、发布、培训、执行和修订形成一个闭环，避免“写在纸上，挂在墙上”的现象。 审计追踪与可追溯性设计： 讨论如何利用现有工具（如数据库日志、版本控制系统）建立自动化、不可篡改的审计线索，以应对内外部的合规审查。 --- 第二部分：数字化工具的深度集成与数据驱动决策 本书摒弃了对通用软件界面的简单介绍，转而聚焦于如何将主流办公和管理软件（如现代协作平台、项目管理工具、BI基础应用）进行深度集成，以数据驱动日常运营和战略决策。 1. 高级数据处理与分析基础（非编程导向）： 本书着重于利用高级函数、数据透视表的高级功能以及数据可视化技术，将分散在不同系统中的业务数据转化为可执行的洞察。 跨源数据整合与清洗： 讲解如何有效处理来自不同部门、不同格式的数据（如文本、数字、日期），进行标准化处理，为后续分析打下基础。 指标体系构建与仪表盘设计： 教授如何从业务目标反推关键绩效指标（KPIs），并设计出能够实时反映组织健康状况的管理驾驶舱（Dashboard）。这部分强调用户体验和信息层级结构，确保决策者能在一分钟内把握核心信息。 2. 协作平台与知识管理的生态系统构建： 探讨如何将分散的通讯工具（如即时消息）、文档管理系统（如云存储）和任务管理平台整合成一个统一的“数字工作场所”。 统一信息架构（UIA）： 设计一套逻辑清晰的文件命名规则、标签体系和权限管理机制，确保“找文件”的时间成本降至最低。 自动化工作流的初步搭建： 利用低代码/无代码（Low-Code/No-Code）平台的能力，设计简单的自动化流程，例如：自动通知、数据同步、报告定时发送等，以释放人力资源。 --- 第三部分：人员管理、沟通效能与软技能的精进 高效的流程需要高效的人来执行。本部分关注支撑流程运行的“软实力”和人际互动质量。 1. 结构化会议与有效沟通模型： 会议效率低下是组织浪费的重灾区。本书提供了一套完整的会议管理SOP： 会前准备（Pre-Meeting）： 如何撰写高质量的会议邀请（明确目标、参与者、预期产出）。 会中控制（In-Meeting）： 使用时间盒技术（Timeboxing）和议程强制执行，确保讨论聚焦。 会后跟进（Post-Meeting）： 规范化的会议纪要格式，清晰的行动项（Action Items）分配与追踪机制。 2. 冲突解决与跨部门协作： 在流程整合过程中，部门间的利益冲突难以避免。本书提供基于情境的行为干预模型： 利益分析框架： 教授如何快速识别冲突双方的“立场”与背后的“真实利益”。 中立调解技巧： 运用非暴力沟通（NVC）的基本原则，引导对立方聚焦于流程优化本身，而非个人对错。 3. 个人时间管理与精力分配： 面对多任务并行和高强度的工作负荷，本书提供一套侧重于“精力管理”而非单纯“时间管理”的策略。 深度工作环境的构建： 如何识别并保护自己的“黄金时间段”，避免被琐碎事务打断。 任务批处理与优先级矩阵的实战应用： 结合艾森豪威尔矩阵（Eisenhower Matrix）与“两分钟原则”的实际操作，实现工作流的平滑过渡。 --- 总结：面向未来的适应性与持续学习能力 本书的最终目标是培养职场人士的系统思维和适应性。在瞬息万变的商业环境中，工具会更迭，流程会被重写，但掌握一套科学的分析方法和流程优化思维，才是保持长期竞争力的核心。本书强调的不是掌握某一项特定技能，而是构建一个可以不断学习、自我迭代的职业成长框架。通过整合管理学原理、数据分析基础和高效执行力技巧，读者将能够从容应对日益复杂的现代职场挑战。

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从一个资深项目经理的角度来看，这本书的价值在于它将那些原本需要专业软件才能实现的数据管理和流程控制功能，完美地嫁接到了普及率最高的Excel平台上。它突破了传统认知中Excel只能做表格和简单图表的局限。例如，书中详细介绍的如何利用Excel构建一个实时的“办公用品库存预警系统”。通过设置最小安全库存量，一旦库存低于此数值，系统会自动在管理人员的工作表上弹窗提示，并自动生成一份“采购建议清单”，清单上已根据供应商和最小采购批量进行了初步分类。这种将库存管理、采购流程与数据预警相结合的模式，是典型的精益管理思路。再者，对于处理大量外包供应商的合同管理，书中提供了一种“供应商信誉评分卡”模板，通过量化考评（如交期准时率、质量合格率等），自动计算出综合得分，有效帮助行政部门在续约时做出更客观的判断。这本书展现的，是作者对现代行政管理中“数据驱动决策”理念的深刻理解和巧妙转化。

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这本书的深度远超一个“文秘”工具书的范畴，更像是一本“精益化管理”在行政领域的实践指南。我之前负责的部门资料归档工作一直是个老大难问题，各种扫描件、电子文档混杂在一起，查找起来费时费力。书中专门有一个章节讲授如何利用Excel的命名规范和超链接功能，构建一个强大的、可搜索的“电子档案索引系统”。它不是简单地告诉你把文件放在哪个文件夹，而是教你如何利用Excel表格中的单元格作为索引目录，通过单元格内容快速跳转到硬盘上对应的文件位置，并且还能追踪到文件的最后修改人和修改日期。这种将信息管理与文档检索深度融合的做法，极大地提升了工作效率和文档的安全性。此外，关于“差旅费用报销单”的构建，它内置了不同国家的汇率自动换算功能，并结合了公司内部的报销政策，自动计算出可报销的最高金额，避免了人工计算的错误和灰色地带，让整个报销流程变得透明且高效。

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我是一个刚入职不久的行政助理，面对堆积如山的文件和各种突如其来的管理需求，常常感到手足无措。这本书对我的帮助，简直是“雪中送炭”。我最喜欢它关于“会议管理流程标准化”的篇章。过去，我们开会总是流程混乱，会前通知、会中记录、会后总结，各个环节都有遗漏。这本书提供了一套完整的“会议管理工具箱”，其中有一份模板，集成了会议议程自动生成、参会人签到、决策事项跟踪和行动项指派四大功能。尤其那个“行动项跟踪表”，它利用Excel的日期自动更新功能，如果某个负责人没有在截止日期前完成任务，该单元格会自动变红并标记为“逾期”，这种即时的反馈机制，让团队的执行力得到了肉眼可见的提升。此外，对于那些需要周期性发送的报告，比如月度费用明细表，书中讲解了如何利用邮件合并功能批量生成并发送给不同接收人，极大地解放了我处理重复性文书工作的时间，让我有更多精力去关注更具战略性的行政规划。

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这本书的封面设计得非常朴实，拿到手里沉甸甸的，感觉内容肯定很扎实。我本来以为这会是一本偏向于基础操作的教程，毕竟名字里提到了“文件”，但翻开目录才发现，它覆盖的领域远超我的想象。它不仅仅是教你怎么制作一份标准的会议纪要或者请假条，而是深入到了行政管理体系的构建层面。比如说，书中对“组织架构图的动态更新与维护”这部分着墨颇多，详细阐述了如何在部门变动时快速、无缝地更新所有相关文档，这在实际工作中是多么头疼的一个问题啊。我特别欣赏其中关于“合同台账管理”的章节，它提供了一套完整的Excel模板，不仅包括了基本的签约信息，还加入了履约风险预警的自定义函数，这对于法务或行政部门来说，简直是救命稻草。更别提那些关于“员工绩效评估表”的设计，它巧妙地结合了KPI与OKR的理念，用下拉菜单和条件格式将复杂的评估过程可视化，让原本枯燥的数据录入变得清晰明了。总而言之，这本书提供的不是零散的技巧，而是一整套系统化的、可立即上手的行政文秘工作流程解决方案，对于追求效率和规范化的职场人士来说，绝对是案头必备的宝典。

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说实话，我拿到这书的时候，心里其实是有点犯嘀咕的，担心又是那种网上随处可见的“复制粘贴”式的模板堆砌。但这本书的厉害之处在于，它不仅仅给你“是什么”，更深层次地告诉你“为什么”以及“怎么做得更聪明”。比如，关于“采购申请单”的设计，它没有停留在基础的数据录入，而是提供了一个基于部门预算池的动态校验机制。一旦某个部门的采购金额超过了当月预算的80%，Excel会自动在申请单的醒目位置弹出警告，并要求填写超支原因的说明。这种前瞻性的设计，极大地降低了预算超支的风险，体现了作者对行政管理中“控制”环节的深刻理解。再有，书中对“资产台账”的梳理，简直是教科书级别的。它不仅提供了详细的折旧计算模型，还用数据透视表教会读者如何快速生成不同类别的资产周转率报告，为管理层决策提供了有力的数据支撑。我发现，很多复杂的功能，比如VLOOKUP或数据透视表的嵌套应用，作者都是通过具体的行政场景来解释的，完全没有枯燥的理论说教，阅读体验非常流畅，仿佛有一个经验丰富的资深前辈在手把手地教你做实务。

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